Bíró Szabolcs, informatikus-könyvtáros, Neumann János Digitális Könyvtár és Multimédia Központ Kht.
BOSS Magazin, 2003. október, p. 44-46

A szerző engedélyével közölve

Minél több egy termék, vagy szolgáltatás információ- illetve tudástartalma, annál nagyobb az esélye arra, hogy a piacon versenyelőnyre tegyen szert. A kérdés az, hogy ki milyen hatékonysággal és eredménnyel képes begyűjteni és tevékenységébe bedolgozni az információs javakat. Érdemes-e kiszervezni e tevékenységet, és ha igen, milyen esetekben?

Hatékony információ- és tudásmenedzsment csak mélyreható magatartásbeli, kulturális és szerkezeti változtatásokkal valósítható meg, derül ki egy információ- és tudásgazdasági felmérésből, melyet az Ipargazdasági Kutató és Tanácsadó Kft. ¹ végzett 2001. decemberében. A vizsgálat bepillantást adott abba, hogy mennyire segíti az információ- és tudásmenedzsment programokat a vállalati kultúra, az információs- és tudásstratégia, hogyan állnak informatizálás dolgában a nagy, közepes és kisvállalatok, illetve hogyan kapcsolódik egymáshoz az emberi tényező és az IKT (információs és kommunikációs technológia).

Bonyolult és felesleges lenne a fent említett szakkifejezések magyarázatába bocsátkozni, ugyanis a kijelentések érzékeltetik, hogy az értékteremtés nem az információ, hanem a tudás előállítása, vagy legalábbis annak segítése. Aki nap mint nap adatokkal, információkkal foglalkozik, könnyen beláthatja, hogy az információáradatból tudást előállítani nem kis feladat, és sok vezető, menedzser számára nem is járható út. Egyrészt, mert munkaidejük elsősorban nem erre korlátozott, másrészt pedig általában saját szakmájuk kérdéseinek és nem az információkeresés technikáinak ismerői. Lehetőség szerint tehát belső, vagy külső munkatársra bízzák a feladatot, aki manapság a titkárnőtől kezdve az információbrókerig bárki lehet, persze munkájuk hatékonyságában jelentős különbségek tapasztalhatók, melyek elsősorban a gyorsaságban és költséghatékonyságban nyilvánulnak meg.

Ezeket a tapasztalatokat figyelembe véve, 2003. januárjában készült egy felmérés a Berzsenyi Dániel Főiskola Könyvtár- és Információtudományi Tanszékén, amely pontosan rávilágít a már említett jelenségre, és egyúttal a magyar vállalatok által favorizált információtípusok, döntéseket segítő információs tevékenységek, módszerek és eszközök feltérképezésére irányult. Az eredmények az alábbiakban kerülnek bemutatásra.

A vizsgálat köre 200, olyan magyarországi profitorientált vállalatra terjedt ki, melyek döntően a szolgáltatás, illetve a termelés és a kereskedelem területén végeznek tevékenységet. A felméréshez kidolgozott, együttesen 12 nyitott és zárt kérdést tartalmazó kérdőívet értelemszerűen kifejtős válaszokkal, illetve jelölőnégyzetekbe történő x-eléssel lehetett kitölteni. Természetesen azoknál a zárt kérdéseknél, melyeknél ez engedélyezve volt, a válaszadók több választ is megjelölhettek, hogy ezáltal pontosabb képpel szolgálhassanak intézményük információszükségletéről, illetve az ott folyó információmenedzsmentről.

A szükségesnek ítélt információk jellege

Minden cég nap mint nap használ és állít elő információs tartalmakat. Ez sikerének, versenyképességének szükségszerű és egyben elengedhetetlen feltétele. Ennek függvényében a vállalatok szempontjából alapvetően háromféle információt különböztethetünk meg:

• Működési: A szervezet és egységei működéséhez többé-kevésbé nélkülözhetetlen operatív információ. Formalizált, szabványosított, többnyire számítógéppel kezelt és tárolt, a szervezeten belüli információfajták közül ez a legnagyobb arányú.
• Fejlődési: A szervezet környezetének előrelátását, ezen keresztül a lehetőségek meglátását, a veszélyek elkerülését lehetővé tevő információ.
• Befolyásolási: Célja a fontos szervezeti egyének döntéseinek befolyásolása, koordinálása. Megléte a szervezet fennállásának feltétele, ez a szervezeten belüli információ „cementje”. ²

A fenti tipizálás egyben az adat-információ-tudás spektrum szintjein való mozgást is érzékelteti, az operatív célokat szolgáló adatoktól kezdve egészen a döntést szolgáló információkig, illetve a szervezeti tudás alkalmazásáig. Az egyes intézmények, is a fentebb említett három csoportba sorolható információkkal foglalkoznak. A szükségesnek ítélt információk típusa azonban cégről cégre változik, de alapvetően elmondható, hogy tevékenységi területtől függetlenül a marketinggel kapcsolatos információk a legkeresettebbek (ld.: 1. ábra).

1. ábra: A vállalatok által szükségesnek ítélt információk típusa és keresettsége

A diagramból ³ jól kivehető, hogy a magyarországi vállalatok körében elsősorban a piaci és a szakterületi információk (91,6%) iránt van a legnagyobb igény, de hasonlóan nagy szerepet kapnak a cég- (86,1%), a jogi (77,8%), az általános (75%), a statisztikai (69,4%) és a pénzügyi (61,1%) információk is. A sorrend élén nem véletlenül áll a piac, a szakterületek, és a cégek világa, ugyanis ezek a legváltozásérzékenyebb területek.

Az egyes cégek által vásárolt információs szolgáltatások, termékek

Az összkép teljessége érdekében érdemes megvizsgálni, hogy az egyes cégek/intézmények milyen információforrásokat alkalmaznak, milyen termékeket, illetve szolgáltatásokat vásárolnak igényeik kielégítésére. A 2. ábra alapján nyilvánvaló, hogy a vállalatok számára a friss, naprakész (naprakészen tartott) információkat biztosító szolgáltatások a fontosak. Ennek köszönhető a sajtófigyelés, illetve a számítógépes adatbázisok 66,7%-os előfordulása. ⁴ Az ezeket követő információforrások egyértelműen a tájékozódást, útmutatást, ezen keresztül pedig a következtetések levonását segítik elő a cégek számára.

2. ábra: Az igénybe vett információs szolgáltatások %-os megoszlása

Az eredményekből az is adódik, hogy a cégek ritkán használják a könyvtári szolgáltatásokat, mivel túl sok időt vesz igénybe és a kutatás nagyon munkaigényes. A könyvtárak inkább speciális állományaival lehetnek hasznosak, illetve kedvező áru dokumentum-hozzáférésük miatt, amennyiben az idő és a pénz engedi. Hiba lenne azt gondolni, hogy akár a legnagyobb könyvtár is tudja a választ az ügyfelek kérdéseire. Ráadásul mivel másodlagos információkról van szó, sokszor nem felel meg a megbízónknak, ezért a könyvtár leginkább kiindulási, és nem végpont a kutatásban. Kivételek ott vannak, ahol – mint a Matáv, vagy a Richter esetében –, saját „testreszabott” módon fejlesztett vállalati szakkönyvtárat tartanak fenn, nyilvánvalóan erőteljesen építve azok szolgáltatásaira.

A 2. ábra tanúsága szerint a vállalatok mintegy 8,3%-a nem vásárol semmilyen típusú információs szolgáltatást, vagy terméket. Ez részben azzal magyarázható, hogy bizonyos cégek – ilyen pl. a pénzügyi, vállalati és üzleti kommunikációs tanácsadással foglalkozó CAPITAL Communications, vagy a DANUBIUS Szállodaüzemeltető és Szolgáltató Rt. – a felmérés adatai szerint maguk szerzik be, illetve állítják össze azokat az információs anyagokat/csomagokat, melyek cégük működéséhez elengedhetetlenül szükségesek.

A vállalatok információszerzési szokásai

Egy szellemi dolgozó (knowledge worker) átlagosan heti 8-10 órát tölt külső – főképp az internetről származó – információk gyűjtésével, szűrésével, elemzésével. A felhasználók tíz százaléka heti 20 óránál is többet tölt információvadászattal. Az Outsell Inc. ⁵ becslése szerint az információszerzéssel töltött idő miatt csupán az Egyesült Államokban évi több, mint 100 milliárd dollár veszteség éri a vállalatokat.

Információkra persze egyre inkább szükség van, ezért megszerzésük hatékonyabbá tétele az egyik legbiztosabban megtérülő befektetés. Az információk központi gyűjtése hagyományosan az erre szakosodott munkatársak, a könyvtárosok, vagy a külsős kutató cégek feladata – legalábbis így volt eddig. Az internet azonban némiképp megváltoztatta ezeket a szokásokat. Ma a szellemi dolgozók döntő többsége maga (is) kíván a hírek, értesülések, információk között tájékozódni, de ha nem kíván, a vezetőség, a főnök akkor is rábízza, rábízhatja. Pedig a feladat nem is olyan egyszerű, sőt meglehetősen összetett, hiszen számos összetevője, buktatója van:

• A rendelkezésre álló információk felmérése
• Az információk minőségének, hitelességének, megbízhatóságának megállapítása
• A nehezen fellelhető információk felkutatása (adatbázisok, online, offline, stb. forrásokból) és a felmerülő alternatívák közti döntés. ⁶

3. ábra: Az információszerzést végzők %-os megoszlása

A magyar vállalatok információszerzési szokásait is vizsgáló felmérés ⁷ tanulsága szerint hazánkban a cégek mintegy 77,7%-a (ld.: 3. ábra), közvetlen munkatársai által elégíti ki információs szükségleteit. Egyéb lehetőségeket – elsősorban vállalatméret, működési terület, stb. miatt – lényegesen kisebb arányban vesznek igénybe. Jól látszik tehát, hogy a vállalkozások leginkább a közvetlen kommunikációból szerzik üzleti döntéseikhez az információt, ezért lényegében minden munkatárs szerez és dolgoz fel információt, belső, külső forrásokat egyaránt. E tevékenység szervesen épül be a mindennapi feladatok végzésébe. A kérdés inkább a beszerzés hatékonysága. Természetesen az információszerzés szerződéses kiadását több tényező is befolyásolhatja, úgymint a felmerülő igények gyakorisága, mennyisége, minősége, bizalmassági szintje, a megfelelő kereső szakember meglétének kérdése.⁸

A CAMPONA Italgyártó- és Forgalmazó Kft. például rendelkezik saját szakemberekkel, de az ergonómiai, grafikai kérdésekben, vagy a meghódítandó piacokról szóló információk beszerzésére számos esetben külső erőforrásokat is igénybe vesz. Imre Lászlóné ügyvezető igazgatónő úgy véli, a belső alkalmazottak kevésbé állnak rendelkezésre döntésekhez elengedhetetlen speciális információk felkutatására és előállítására. A „belsősök” alkalmazása sok esetben kevésbé hatékony és segítségükkel csak felszínes tudás állítható elő. Ezért, a hatékonyság növelése érdekében alkalmaznak megbízásos formában, külső információs szakembereket is. A CAMPONÁ-nál ilyen feladat lehet egy-egy ismeretlen külföldi megrendelő vagy beszállító megbízhatósági vizsgálata, vagy a krémlikőrök piacából való részesedésük vizsgálata.

A vállalatvezetőnek tehát mindig el kell döntenie azt is, hogy a bizalmas információ beszerzésével szakértő külső alvállalkozót, vagy a megbízhatóbbnak gondolt belső munkatárs munkáját veszi-e igénybe. A kérdést sokszor az időtényező dönti el, ugyanis a versenyelőny szempontjából perdöntő kérdések beszerzésének ideje szinte mindig rövid. A külső szolgáltató tehermentesíti is a belső szakembereket, nem mindegy ugyanis, hogy a magas órabérű belső kutató vagy menedzser – akinek ráadásul nem is ez szakterülete – foglalkozik információkereséssel, vagy egy külső szakember, mondjuk információbróker.

Információszerzés – infobrókerrel, vagy anélkül?

Az információbróker (information broker, independent information professional) általában cégtől független, esetenként cégen belül alkalmazott információs szakember, aki megrendelője problémájának megoldása érdekében legális eszközökkel információt keres, majd abból testreszabott információ- illetve tudáscsomagot állít elő, és – attól függően, hogy belső alkalmazott, vagy külső független munkatárs – szolgáltat illetve értékesít számára. A sikeres infobróker legfontosabb személyiségvonásai közé tartozik az intellektuális kíváncsiság, a vadászösztön, a véleményformálás vállalása bizonytalan információs környezetben is, intuíció a hiányzó információelemek pótlására, diplomatikus, magabiztos és toleráns kritikai szellem a magasabb rangú vezetőkkel szemben is. ⁹ Egy ilyen szakember alkalmazásának számos előnye van a szervezet és annak egyes egységei, részei számára.

Az információbróker legjellemzőbb tevékenysége az, hogy megrendelésre információs csomagokat állítson össze és ezeket értékesítse. Ezek a megrendelések természetesen egy adott cégen belül, különböző területekről is érkezhetnek. Egy infobróker feladatul kaphatja pl. hogy:

• egy, vagy több versenytárs kritikus tevékenységeit folyamatosan figyelje
• új piaci szegmensek után kutasson
• a potenciális beszállítóknak nézzen utána (referenciák beszerzése fuvarozókról, megbízhatósági vizsgálat
• egy szakma kulcsszereplőit azonosítsa, adatokat gyűjtsön a potenciális elcsábítandó munkaerőről
• az iparági szereplők jogeseteit figyelje, precedenseket keressen
• külföldi (pl. EU-) jogszabályokat felkutasson
• egy kitüntetett szakterület anyagait folyamatosan figyelje
• cikkeket, adatokat és képeket gyűjtsön vállalati kiadványok elkészítéséhez
• a potenciális megrendelők illetve beszállítók pénzügyi megbízhatóságát (bank, referenciák, hitelképesség, stb.) feltérképezze.

Az infobrókeri szolgáltatások tehát széles palettán mozoghatnak. Ennek ellenére a magyar vállalatok döntő többsége (61,1%) – egyelőre legalábbis – nem tart igényt rájuk. A STRABAG Építő Rt. például mindezt azzal magyarázza, hogy a cég óriási mérete miatt egyetlen ember semmiképp nem tudna ellátni ilyen feladatokat, ugyanakkor nem is kifizetődő. Megoldják a munkatársak, akiknek elég rálátása van a céges folyamatokra és többek közt ez is munkájuk része. Másképpen vélekedik a KÉSZ Kft. illetékese: annak ellenére, hogy az információs folyamatok ellátására javarészt megvannak emberei, mégis számos feladatra igénybe venné az infobrókeri szolgáltatásokat. A megkérdezett vállalatok a felmérés szerint elégedtek jelenlegi helyzetükkel, ugyanis 73%-uk úgy nyilatkozott, hogy szervezete információszerzési stratégiája megfelelő szintű. ¹¹

A vállalatok és az EU-csatlakozás

A vállalatok elégedettségének némileg ellentmond az EU-információ kérdése. A jövőre nézve ugyanis talán a leglényegesebb kérdés, hogy mennyiben változik a helyzet az Európai Unióhoz való csatlakozást követően. Ha a nyugat-európai fejlődési irányt vesszük alapul, akkor Magyarországon is erősödni fog az igény az infobrókeri tevékenység iránt, ugyanis a versenyképességhez egyre inkább hozzátartozik a pontos és gyors információ. A jelen tapasztalatai egyelőre arra engednek következtetni, hogy a cégek nagy része nem érzi egy ilyen irányú befektetés megtérülését rövidtávon. A legnagyobb előrelépést azonban mindig a cégvezetők információ-tudatosságának növekedése hozhatja.

EU-csatlakozás következményeként mindenképpen számolni kell a piacok kibővülésével, a versenykényszer növekedésével is. Az európai integrációval kapcsolatos fejlemények azt mutatják, hogy a magyar vállalatok nagy része nem kellően tájékozott a lehetőségekről, a feltételekről, az igénybe vehető pályázatokról, szolgáltatásokról, pedig a cégek vezetőinek 76 százaléka szerint vállalkozása piaci helyzetét közvetlenül befolyásolja majd az EU tagság. A PricewaterhouseCoopers (PwC) tanácsadó cég felmérése alapján, Bienerth Gusztáv vezérigazgató szerint a kis- és középvállalati vezetők 84 százaléka látja úgy, hogy nem rendelkezik elegendő információval a várható változások felméréséhez, illetve a szükséges új stratégiák megválasztásához. ¹² Ebben megélénkülő információs és tudáspiacon felértékelődnek az információbróker-tevékenységek, azaz a rugalmas, nyitott az egyes vállalatok sajátos információs igényeihez alkalmazkodó információ- és tudásszolgáltatások. Bizonyos információkat sokkal gyorsabban és hatékonyabban képes egy infobróker szolgáltatni, mint a cég bármely belső alkalmazottja, ezáltal pedig időt és pénzt takaríthat meg a vezető saját vállalatának.