Néhány gondolat és olvasmány a tervezéshez (frissítve: 2017., dec.)

A tervezés lépései:

• misszió meghatározása / felelevenítés (mivégre is vagyunk?)
• vízió meghatározása (hova kell eljutnunk?)
• helyzetfelmérés (pl. SWOT, PEST analízis)
• stratégiai terv elkészítése (célok 2-5-10 évre, lebontva mérföldkövekre)
• taktikai v. rövid távú terv (projektsorozat a mérföldkövek elérése érdekében)
• projekttervezés v. akciótervek készítése (erőforrások, ütemezés, a cél és a felelős meghatározása)

A SWOT-elemzés során vagy azt követően megfogalmazódnak olyan célok, amelyekhez akcióterveket  fogalmazhatunk meg. Ezek egy része beépülhet a stratégiába, másokat eltesszük távlatilag megvalósítandó projektnek.

Figyelem a tervezett dolgok megvalósítására (ez már nem a tervezés!); visszacsatolás (hogyan állunk a tervek megvalósításában?)

• A folyamatkontrolling azt vizsgálja, hogy az adott folyamat végrehajtása során elértünk-e a mérföldköveket, elértük-e a korábban meghatározott részcélokat?
• Minőségirányítás: az a rutin, amely a folyamatok és a projektek számára keretet ad, a résztvevők és érdekeltek számára átláthatóvá teszi őket.

A visszacsatolás lépései

• teljesítménytényezők meghatározása (pl. látogatottság, piaclefedés, kölcsönzésszám stb.)
• teljesítménymutatók meghatározása (a tényezőn belül mely értékek a megfelelők, pl.: a napi 15 kölcsönzés elfogadható, kiváló, gyatra? stb.
• teljesítményértékelés (a mért értékek összevetése a tervekkel — a környezeti tényezők figyelembe vételével)

Nemzetközi (általános) trendek

• az intézmény sikerességét az határozza meg, hogy célcsoportja mennyire sikeres (pl. az iskolai könyvtár akkor jó, ha a diákok egyre eredményesebbek közösségi és intellektuális tekintetben)
• elmosódó határok a hagyományos könyvtári és az új, közösségi tevékenységek között
• kisebb költségvetés ellenére folyamatosan fejlesztett szolgáltatás
• szakosodás, kiszervezés (csak azok a tevékenységek maradnak a könyvtári szervezetben, amelyeket nem tud más szolgáltató hatékonyabban elvégezni)
• csökkenő helyben lévő fizikai állomány, gyorsan növekvő közös elektronikus tartalom; erősebb figyelem a használói igényekre
• a visszakereső rendszer felülete egyszerűsödik, tartalma összetettebbé válik: sokféle különböző forrásban keres egyszerre (pl. saját könyvek, konzorciumban beszerzett folyóiratok, webes adatbázisok stb.)

Közkönyvtárak

• közösségi tér, melynek csak egyik, arányaiban csökkenő eleme a könyvolvasás és kölcsönzés
• közös kínálat “idegen” szolgáltatásokkal (kávézó, játékbolt, kocsma, önkormányzati iroda stb.)
• befogadáskultúra: a különböző társadalmi csoportok (szegények, menekültek, idősek és más, peremre kerültek) közötti kapcsolatok erősítése
• megerősített marketing; könyvesbolt-jellegű belső kialakítás (pl. shop-koncepció)
• hálózatosodás (egy fenntartó – sok könyvtárral)
• konzorciumi elektronikus szolgáltatások (pl. országos licenc hangzóanyagokra)
• erősödő versenytársak (pl. keresőgépek, e-kiadók, kölcsönzéssel foglalkozó vállalkozások erősödése)

Példák legjobb közkönyvtári gyakorlatokra

Példák legjobb gyerek- ifjúsági és iskolai könyvtári gyakorlatokra

Szakkönyvtárak

• beépített könyvtárosság (a könyvtáros a könyvtári téren kívül lép kapcsolatba a használókkal, pl. beépül kutatói csoportokba, kutatási és publikációs tanácsadóvá válik)
• radikális elektronizálódás, fizikai állomány drasztikus csökkenése (főleg a műszaki tudományok területén)
• konkurensek / partnerek: elektronikus információszolgáltatók
• közös virtuális információszolgáltatások

Példák legjobb felsőoktatási / szakkönyvtári gyakorlatokra

Néhány vonatkozó olvasmány a tervezésről e honlapról:
– Tervezés (könyvfejezet) Menedzsment / Mikulás Gábor
– A könyvtári munka értékelésének új módszere: a SWOT-analízis : Szemle

Legjobb gyakorlatok
– a közkönyvtárakban
– a szakkönyvtárakban