A vezető hét dolgot nem delegálhat: a tervezést, a munkatársak kiválasztását, teljesítményük mérését, a motiválást, az értékelést és a jutalmazást.
Fortune cookies : Management wit and wisdom from Fortune magazine / ed. by Allan Dentschman. - Random House : New York, 1993.

Stratégiai gondolatok a 2013-tól induló ciklusra

Nyomtatásban: Könyv, Könyvtár, Könyvtáros 21 (2012) 8 p. 18-21.

A magyar könyvtáraknak az utóbbi években nem volt szakmai irányítása, emellett tovább folytatódott belső és külső okokra egyaránt visszavezethető súlytalanodása. E „kegyelmi állapot” lehetőséget ad arra is, hogy önszerveződési folyamatok induljanak be. Ugyan ezek térnyerését gátolják a korábbi évtizedek feudális—posztkádári jellegű irányítási mechanizmusai, illetve a monoton csökkenő pénzügyi keretek, az anakronisztikus jogi szabályozás, és a máig ható személyi kontraszelekció – melyek együttes eredménye a könyvtárimázs romlása –, a terep paradox módon e figyelemhiány által mégis ad lehetőséget az egyéni innovációra és szinte korlátlan terepet az együttműködésre. Sót! Nincs elvi akadálya annak, hogy a fejlődés néhány lépését kihagyva a mai kurrens nyugati eredményeket építsük be a könyvtári rendszerve, időnként pedig azokat is megelőző intézkedéseket hozzunk.

Könyvtári vízió: olyan szolgáltató rendszer, mely fizikai és virtuális célcsoportok céljainak megvalósulását segíti információs, közösségi és oktatási igényeinek szolgálatával, a gazdaság, társadalom és kultúra szereplőivel együttműködve.

 

1.     Az információs és könyvtári tőke felmérése és elemzése

Súlyponti területek:

  1. információszolgáltatás
  2. közösségi funkció
  3. oktatási funkció
  4. munkaerő-gazdálkodás
  5. dokumentummenedzsment, digitalizálás.

 

Tevékenységek

1.1  Legjobbgyakorlat-gyűjtemény. Hazai és külföldi könyvtári és ahhoz kapcsolódói (webes felület, akár blog) elkészítése (és folyamatos karbantartása) a súlyponti területeken.

1.2  Erőforrások feltérképezése, és folyamatosan frissített állományának közzététele
A. anyagi tőke (könyvtárépületek, rendszerek és berendezések, adatbázisok dokumentumállomány stb.) kataszterének elkészítése.
B. tudástőke: tényleges teljesítménnyel, innovációs potenciállal rendelkező munkaerő felderítése a könyvtári rendszeren kívül és belül, felkérése együttműködésre (feladatok meghirdetése, virtuális munkacsoportok megalkotása). Könyvtárosi kataszter létrehozása, részben 2.0 alapon, a meglévő adatbázis (Könyvtári Ki kicsoda, Könyvtári Intézet) kibővítésével és folyamatos frissítésével.
C. szervezeti tőke: felmérések a hazai könyvtárak szervezeti kultúrájával, működési hatékonyságával, vezetésével kapcsolatban, rendszeres munkaegészségügyi felmérés (benne: veszélyforrások feltárása, jó gyakorlatok)
D. ügyféltőke: a könyvtári és információs rendszer használatának és hatásainak felmérése, nemcsak a tényleges, hanem potenciális használók körében; azaz a könyvtári szolgáltatás teljesítményének elhelyezése hazai lakosság informálódási szokásainak tükrében.

1.3  Értékláncok azonosítása a könyvtári rendszeren belül és a kapcsolódó, vele részben vagy egészben párhuzamos folyamatok felmérésével.

1.4  Teljesítményértékelés. A versenyképes és nem versenyképes könyvtári területek azonosítása.

 

2.     A könyvtári fő értékláncok kiválasztása és menedzselése

Tevékenységek

2.1  Finanszírozás. Használó / használat alapú rendszer bevezetése: a támogatott intézmények támasztanak fizetőképes keresletet az őket kiszolgáló rendszerek felé (digitalizálás, dokumentumellátó rendszer, könyvtári intézetek stb.), amelyek ezért ilyetén piacuknak megfelelően nyújtják a szolgáltatásokat. (Esetleges ösztönzésük pl.: telepített mellett mobil digitalizáló műhelyek létrahozása). Az ODR átalakítása szolgáltató- helyett keresletvezérelt rendszerré.

2.2  Újjáalakítás. A könyvtári rendszer által működtetett nem versenyképes vagy azzá nem tehető területekről való kivonulás, a versenyképessé tehető területek javára történő átcsoportosítással; a párhuzamos illetve az értékláncot nem kellően támogató tevékenységek visszafogása, az erőforrások átcsoportosítása, egyesítése.

2.3  Együttműködési modellek. A helyi jó gyakorlatok felhasználásával megalkotott keretek és modellek, országos viszonylatban helyi viszonyokra való adaptálása (ld.: Jógyakorlat-gyűjtemény). Települési ellátásában lehetséges szövetségesek esetében pl.: posta, vegyesbolt, kocsma, kávézó, polgármesteri hivatal, iskola, plébánia, közlekedési vállalat stb.)

 

3.     Együttműködés

Tevékenységek

3.1  Márkaépítés. A könyvtári teljesítményt a használó és ne a könyvtár(os) kommunikálja, e folyamat serkentője azonban lehet a könyvtár. Az egyes használói csoportok céljainak elérése jelzi a könyvtár eredményességét, azért a könyvtár készüljön fel a települések tőkevonzó-képességének szolgálatára és kommunikálására (pl. közkönyvtár esetén), az oktatói tevékenység eredményesség-mutatóinak és a továbbtanulási / elhelyezkedési arányok növeléséra (iskolai és felsőoktatási könyvtárak esetében, stb.

3.2  Humánerő-fejlesztés. A könyvtárosképzés szorosan működjön együtt olyan oktatási irányokkal, amelyek a könyvtári tevékenység során az együttműködéshez szükséges tudásokat biztosítják (így pl.: médiaipar, hírszerzés, kommunikáció, közgazdaság, …) A könyvtárosok továbbképzése során szintén legyen alapvető motívum e „határterületekkel” való szoros együttműködéshez szükséges ismeretek megszerzése.

3.3  Közös informatikai rendszer kialakítása

Dokumentum-előállítókkal, terjesztőkkel és –szolgáltatókkal, médiavállalkozásokkal, digitalizáló műhelyekkel, adatbázis-szolgáltatókkal és más érdekeltekkel közösen együttműködés közös dokumentum-nyilvántartási és szolgáltatási elektronikus rendszer megalkotásában. E munka egyik inputja lehet a MOKKA is.

A rendszer használói:

  • Végfelhasználó: megtalálhatja a számára szükséges dokumentumokat a rendszer egészében, és a neki megfelelő formátumban (kölcsönözhető, újranyomtatott, könyvesbolti, antikváriumi, e-formátumú (DRM-mel) juthat hozzá, adott esetben mikrotenderezés által
  • Tartalomszolgáltatók: közvetlenül tájékozódhatnak a dokumentumpiaci igényekről, hogy a legmegfelelőbb tartalmat szolgáltathassa, illetve figyelik saját termékeik forgását.
  • Rendszer menedzselői: azonosíthatják a fölösleges kapacitásokat illetve a hiányokat, az erőforrások leghatékonyabb elosztása érdekében.

A rendszer funkciói:

  • Piaci információ: a dokumentumpiac egészének kihasználására és menedzselésére az elektronikus kötelespéldány kezelésétől az archiválásig / selejtezésig.
  • Állománymenedzsment: a könyvtári dokumentumállományok bizonyítékokon alapuló igényekhez igazítása, könyvári ellátórendszeren belül lebegő állomány.
  • Könyvtári dokumentumkövetés: az ISSN adásától az elektronikus kötelespéldányokon keresztül a rendszerszintű állományszabályozásig.

Technikai szempontok:

  • Nyílt forráskódra épített rendszerek jellemzően nem könyvtárakban, hanem tendereztetett szolgáltatók felhőrendszerében működnek.
  • Rugalmasság és bővíthetőség. A rendszer legyen alkalmas arra, hogy adatai más rendszerekhez minél inkább kapcsolódhassanak. Így adatbányaként legyen lehetőség a lakossági információigény feltérképezésére és előrejelzésére is, mely a tervezés alapjává válik. Szintén legyen alkalmas a dokumentálásra is, a későbbi, jogilag szabályozott visszakeresésre.

3.4  Önszabályozás serkentése. A piaci alapon működő rendszer tevékenységi körükben és területileg terjeszkednek / szakosodnak, különösebb beavatkozás nélkül.

3.5  Konzorciumok fejlesztése országos és nemzetközi szinten (dokumentum-beszerzés és –szolgáltatás, online zenei szolgáltatás, online szakirodalom-ellátás).

3.6  Könyvtári terek korszerűsítése (shop-koncepció) a harmadik hely szemlélet alkalmazásával, a lehetséges, könyvtáron kívüli érdekcsoportok (elsősorban információügy, közösségi szolgáltatások, rekreáció és oktatás) bevonásával. Pályázatok kiírása a témában, mely előírja a követő elemzések végzését és a tapasztalatok szétsugárzását is.

3.7  Internet-archívum megteremtése és / vagy szorgalmazása a többi érdekcsoport bevonásával.

 

4.     Folyamatos teljesítménymérés és értékelés; a rendszer finomhangolása (visszacsatolás)

Tevékenységek

4.1  Gördülő tervezés: a stratégia évenkénti finomhangolása – az információs, rekreációs és oktatási szektorok szempontjainak bevonásával. A stratégiai célok évenkénti kommunikálása.

4.2  Teljesítményértékelő rendszer. Újjáalakítása a használók céljainak elérése oldaláról (pl. a település tőkevonzó-képessége, a hallhatók elhelyezkedési esélyei stb.). Majd: ennek évenkénti finomítása – alkalmazkodva a környezeti változásokhoz és a gördülő tervezés során meghatározott változásokhoz. A meglévő minőségirányítási rendszerek eredményességének és hatékonyságának megteremtése.

4.3  Munkaerő-értékelés. A munkatársak testre szabott éves, személyes értékelésének bevezetése, melynek része a 180 fokos értékelés is (beosztott, munkatárs és felettes egyaránt értékel – az önértékelés mellett). Munkaerő-tanúsítási rendszer alkalmazása Szlovákia, Horvátország, Románia után hazánkban is (vö.: pl. CERTEDoc).

4.4  Hatékonyság- és teljesítménynövelés. A teljesítményértékelő rendszer adatai alapján a használati mutatók évről évre való javítása, a szereplőkkel való konzultáció által.

4.5  Szolgáltatási szint szerződése (SLA). A rendszer működési tapasztalatai és külföldi könyvtárgazdasági minták alapján szolgáltatási szint szerződések megalkotása, amelyek adott ráfordítások mellett adott teljesítési paramétereket garantálnak a könyvtári szolgáltatásokat megrendelő fenntartók számára. E rendszer és a használói felmérések legyenek a könyvtárak és könyvtárosi teljesítmények elismerésének objektív alapja.

 

 *

A társadalom könyvtárképe folyamatosan változik, és egyre gyakrabban kérdőjeleződik meg a hagyományos könyvtár léte is. Ennek oka feltehetően a könyvtárak alkalmazkodóképességének, társadalmi válaszadó-képességének gyengesége. Mivel azonban az információs, rekreációs és oktatási igények csökkenését egyáltalán nem tapasztaljuk, okunk van azt gondolni, hogy a könyvtár hagyományos funkcióinak újjáalakításával nemhogy a könyvtár visszaszorulása, hanem funkcióinak kiterjesztése valósítható meg. Ennek feltétele a rendszer sokak számára fájdalmas újratervezése.

Hozzászólás