Könyvtári Figyelő (2007) 2 p. 311-316

A könyvtári gazdálkodás egyensúlyának megteremtése több módon érhető el. A források növekedését alapesetben a kiadások megugrása követi, az ellenkezőjét pedig költséglefaragások. Az utóbbi két évtizedben és a várható következőkben is inkább az utóbbi lehet a diskurzusok tárgya. Az egyensúly megteremtésének eszköztárát a szervezeti kultúra, és a döntéshozók tudásszintje, tapasztalatai egyaránt befolyásolják. Irene Wormell¹ kedvenc példája szerint a harminc évvel ezelőtti dániai közkönyvtári megszorítások hatására sok könyvtáros a saját bér kitermelésével válaszolt — amiért is Dániában gyakorivá vált a könyvtáron belüli térítéses információszolgáltatás. Hazai köz- és szakkönyvtári tapasztalataim szerint a helyi vezetők döntései alapján hasonló helyzetben inkább a munkatársak juttatásainak elvonása (pl. nyelvpótlék) illetve a munkakörülmények rontása (pl. telefonhasználat korlátozása) volt gyakorlat — jellemzően a beosztottak szintjén. Ami a kontraszelekciót és a demoralizáltságot fokozta, egyúttal a könyvtárügy versenyképességét csökkentette, illetve csökkenti a mai napig.

Nem mindegy tehát, hogy az egyensúly többletforrás-bevonással vagy hatékonyság-növeléssel, vagy azok mely fajtájával teremtődik meg. Tekintsük át a lehetséges eszközöket (1. táblázat).

1. táblázat A gazdálkodási egyensúly megteremtésének főbb eszközei.

A táblázat lehetséges elemek oszlopában emlegetett tőkefajták rövid kifejtése indokolttá válhat. A szervezet piaci értékét a különböző tőkefajták összértéke adja. Szervezetek, cégek értékesítése esetén ezt vesztik alapul. Tehát a tőkefajták (2. táblázat):

2. táblázat A tőkefajták²

A várható bevétel értékelése

Az első három esetben (szponzorálás, mecenatúra, lobbizás és pályázati pénzek) csak a pénzügyi tőkét növelik. A térítéses szolgáltatások és a belső hatékonyság növelése viszont a stratégiailag fontosabb, megfoghatatlan tőkeelemeket (tudás-, szervezeti és ügyféltőke) is gyarapítják.

A kiadások értékelése

Kérdés lehet, hogy a fent felsorolt eszközök közül melyikhez mekkora arányban forduljon a könyvtár. A mérlegeléshez érdemes átgondolni, hogy a remélt nyereség érdekében mekkora és milyen befektetésre (pénz, munka, idő stb.) van szükség. Nyilván azok kerülhetnek a fontossági sorrendben az élre, amelyek 100 forint bevételhez 30 és nem pl. 80 Ft befektetést kívánnak. Ám a könyvtári kontrolling, azaz a tervek megvalósításának menet közbeni pénzügyi és egyéb szempontú figyelemmel kísérése még jelentős fejlődés előtt áll.³ „A nonprofit szervezetek az üzleti szektorhoz képest túl sokat költenek a pénzszerzésre. Ráadásul ezt a költséget gyakran nem mérik, vagy alábecsülik (1/3-nyira). Kb. a bevétel 18%-át adják ki magáért a bevételszerzésért. Az üzleti szektorban ugyanakkor csak kb. 10%-ot.”⁴ A „kiadás” azonban lehet érték is; például a pályázati vagy jobb szolgáltatást eredményező tudás megszerzése is. Ha ez a tudás konvertálható, akkor lényegében szintén bevételt jelent. Például egy szponzor konzervgyárral való jó kapcsolat a szponzorálás, esetleg a lobbizás tekintetében használható fel, miközben aligha konvertálható a könyvtár lényegi, szolgáltató tevékenységére. A hatékonyságnövelés attitűdje ugyanakkor a munkaszervezésben és a tájékoztatásban egyaránt kívánatos.

Az eszközök ismételt áttekintése

Ad.1 Szponzorálás⁵ esetén az intézmény használóinak figyelmét bocsátja áruba⁶. Hogy e figyelem minősége felkeltse a lehetséges szponzor figyelmét, kellő szinten feltárandó és megismerendő a célcsoport⁷. Pl. a motoros könyvek kölcsönzői feltehetően érdeklődnek a motoros szakbolt kínálata után is. Ám egyelőre nincsenek, vagy nem ismertek a könyvtárhasználók fogyasztási szokásait feltáró részletes mérések. A szponzorok emellett hagyományosan a látványos sportok támogatását kedvelik⁸, mert azok nagy és fogyasztásra hajlamos célcsoport figyelmét ragadják meg. Idehaza még kevéssé figyelnek a kisebb, de jól behatárolható közösségekre (pl. a felsővárosi óvodások szülei, vagy gyümölcstermelők). Másik oldalról: a könyvtár is egyelőre csak kivételes esetekben használja ki a kölcsönzési statisztikában rejlő használói adatokat⁹. A könyvtárak használói táborával kapcsolatban egymásnak ellentmondó vélekedések is vannak, ami szintén elbizonytalanítja a támogatókat.

Ad.2 A mecenatúra kultúrája még kevésbé elterjedt idehaza, mint a szponzorálás. E tevékenység kiváltása leginkább a mecénás oldaláról történik. Az utóbbi időben a vállalati felelősségvállalás (CSR, corporate social responsibility) iránti figyelem azonban élénkülni látszik idehaza is.

Ad.3 A költségvetési pénzekért való lobbizás hagyományosan népszerű a hatalomkultúrában, de igazán eredményesen kevés könyvtár műveli. Megítélése irigységet és ellenszenvet egyaránt kivált — szakmán belül és kívül egyaránt. A pályázati pénzekért folyó harc az utóbbi évtizedben megteremtette a könyvtári pályázatírói ismeret-halmazt — ami azonban tágabb összefüggésben fokozza az állami emlőkön lógást — ahogyan azt egy gazdasági napilap fogalmazta. A költségvetési megszorítások csökkentették a lobbizás mozgásterét, és az is, hogy a kormányzaton belül egyre gyakrabban kerül szóba az állami szerepvállalás csökkentése, a racionálisabb gazdálkodás elvárása. A lobbizási tevékenység hazai körvonalazatlansága és a pártállami beidegződések nemritkán gyanússá teszik a szakmai és tágabb környezetben a pénzosztó szervek munkatársaival való szorosabb kapcsolatokat, vagy akár személyi egyezéseket, a pályázatok kiírásának adott érdekcsoportok szempontjainak megfelelő artikulálásával kapcsolatban.

Lehet, hogy a polgárosodás előrehaladottabb szakaszában hátrébb sorolódik a költségvetési pénzek megszerzéséért való közvetlen törekvés: „Egy könyvtárigazgatónak, -vezetőnek, választott hivatalnoknak és bizottsági tagnak sem szabad hinnie azt, hogy a könyvtáraknak megkérdőjelezhetetlen joguk van a közpénzekre. Lehet, hogy ez így volt az amerikai és kanadai történelem korábbi századában, de ez már a múlt.”¹⁰ (Mindez nem jelenti, hogy a könyvtár ne kapjon költségvetési pénzeket, azt viszont igen, hogy azok ne automatizmusként, hanem a használók által tapasztalt teljesítménytől és potenciáltól függenek.) A könyvtáraknak kevesebb pénzből többet kell nyújtaniuk.¹¹

Ad.4 A térítéses szolgáltatások¹² bevezetése iránti érdeklődés a kilencvenes évek közepétől csökken a hazai könyvtárakban¹³, pedig időközben megtörtént a kötelezően ingyen nyújtandó alapszolgáltatások meghatározása is. Vonatkozó felmérés híján csak feltételezhető, hogy emögött

• a piacképes szolgáltatások hiánya,
• a gyorsabban aktivizálódó versenytársak,
• a szükséges szakmai ismeretek hiánya és
• a szervezeti kultúrából adódó tartózkodás áll.

A térítéses szolgáltatások kiépítése azonban megteremthetné a használói elégedettségen alapuló(!) szakmai büszkeséget¹⁴, növelve a szakmai önállóságot.¹⁵ / [ref.] Simon András. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás 43 (1996) 4-5 p. 193-195. Eredeti: Three years experience with fee-based services in corporate library / P. Ratliff, T. J. Weeks. In: Special Libraries 86 (1995) 1 p. 21-27]. A szolgáltatások bevezetése mellett sok érv szól, de indítás előtt érdemes áttekinteni a buktatókat is.¹⁶. In: Könyvtári Figyelő 41 (1996) 4 p. 750-751. Forrás: Revista Espaňola de Documentación Científica 19 (1996) 1 p. 50-58; Mit ili real’nost? / Tat’ana Vladislavovna Ivanova. In: Biblioteka. (2002) 9 p. 24-25. Ref.: Mítosz vagy realitás? A térítéses szolgáltatásokról / ref.: Hangodi Á. In: Könyvtári Figyelő (2003) 3]

Ad.5 A belső (könyvtáron vagy könyvtári rendszeren belüli) hatékonyság (a kimeneti értékek és a bemeneti források hányadosa) növelésének célja az ugyanannyi forrásból több érték, vagy azonos érték előállítása kevesebb ráfordítással. (Értéknek tekinthetjük pl. a használói szempontból eredményes tájékoztatói ügyfélkontaktot, a könyvtári blogba tett olvasói megjegyzések, vagy éppen a kölcsönzések számát — a növekvő megfoghatatlan tőkevagyont.) A hatékonyságnövelés terjedését nehezíti a hazai könyvtárakban elterjedt vélekedés, mely szerint

• nem lehet mérni a könyvtári teljesítményt (ez már visszaszorulóban van) — pedig amit nem tudsz mérni, azt nem tudod menedzselni
• nem lehet tovább növelni a hatékonyságot, csökkenteni a párhuzamos szolgáltatásokat stb. (ez még erősen tartja magát
• a hazai minőségirányítási erőfeszítések eredményei sem a használókat, sem a fenntartókat nem győzték meg (vö.: használószám-csökkenés¹⁷ és költségvetési restrikciók)

az önellátás fontosságában való hit (még nagyon tartja magát¹⁸; a munka racionalizálása ugyanis kiválthatja a kiszervezést is, melynek eredményes végrehajtásához hiányzik a szakértelem.

A hatékonyságnövelés a restrikciótól való félelem miatt ritka téma a szakmán belül. Pedig a hatékonyságnövelésnek és a minőségirányításnak van elérhető jó gyakorlata ¹⁹/?07/046*58251″ target=”_blank”>Többet, jobban, kevesebbért. Minőségfejlesztési program egy nagyvárosi könyvtári hálózatban / ref.: Hegyközi I. In: Könyvtári Figyelő (2007) 1]. Kitapintható továbbá a továbbélő mennyiségi szemlélet (a karcsú, izmos szervezet ellenében), mely szorosan összefügghet a nagyobb egzisztenciális biztonság iránti vággyal.²⁰.

A felsorolt és röviden elemzett módszerek közül feltehetően egy több elemet tartalmazó kosarat érdemes létrehozni. A könyvtárak hosszabb távú versenyképességét is a teljesítményorientáció, a bizonytalanságkerülés, a jövőorientáció optimálisan magasabb szintje, a hatalomorientáltságnak és a csoportkollektivizmusnak a visszaszorulása segíti elő²¹. Ezt figyelembe véve a térítéses szolgáltatások fejlesztése és a belső hatékonyság növelése minden bizonnyal nagyobb előnyt biztosít.