Branson: ha egy épületben 50-70 embernél többen dolgoznak, elvesztik identitástudatukat.
Kiváló vezetők : rövidítve. In: Korszerű Vezetés 29 (1997) 3 p. 48-56.

Lehetőség-e a kiszervezés a magyar megyei könyvtárak számára?

Szerzők: Mikulás Gábor, információs tanácsadó, Köntös Nelli, tanársegéd, ELTE BTK

Vezetéstudomány 38 (2007) 2 p. 48-52

E cikk a következő írás frissített változata: L’externalisation et les bibliotheques municipales hongroises : un développement lent et laborieux / Mikulás Gábor, Köntös Nelli. p. 219-226 In: Externalisation et sous-traitance dans les services d’information : État des lieux et perspectives. – ADBS : Lyon, 2004. – p. 278

Az outsourcing vagy kiszervezés a magyar üzleti életben is ismert és elfogadott tevékenység és gyakorlat. A magyar közszolgálati szektorban azonban eléggé periférikusan kezelt menedzsmenteszköz. A szerzők tanulmányukban a hazai könyvtárügyben kerestek tapasztalatokat a kiszervezésre, francia minta alapján.

A közszolgálati szféra számára jelentős elmozdulást jelenthet az üzleti modellek adaptálása. Ezek egyike a kiszervezés (outsourcing, contracting out), mely az 1990-es évek második felében vált divatossá a magyar üzleti világban. Az említési gyakoriság lecsapódott a könyvtári szakirodalomban is, mint ahogyan azt a MANCI könyvtártudományi szakbibliográfia „bérmunka kiadás” deszkriptor számosságának változása is mutatja. (1999-ben 2963 cikket vett fel, s ezek közül 12, azaz 0.4% tartalmazta a kiszervezést.) A szakcikkek1 mellett néhány könyvtári menedzsmentkönyv-részlet is foglalkozott2 röviden a témával. Ám mindegyikük Nyugat-Európai és tengerentúli példákat hozott köz- illetve szakkönyvtárakból.

Noha a kulturális és oktatási szférát érintő rendszeres költségvetési szigorítások rendre sokkolják a magyar könyvtárosokat is, a kiszervezés nem vált szakmai körökben beszédtémává, ahogyan a könyvtárak tevékenységének racionalizálása kapcsán sem vetődött fel lehetőségként. Sőt, még maga a kifejezés is csak kevéssé ismert.


1. diagram. A kiszervezéssel foglalkozó cikkek száma 1996-2006 (Manci adatbázis, lekérdezve: 2006. dec. 20. http://w3.oszk.hu/manci.htm)

E cikk célja, hogy felhívja a figyelmet a könyvtári rendszerben a kiszervezés eszközére, melynek körültekintő alkalmazása egyaránt jelenthet lehetőséget a racionálisabb működésre, a szolgáltatás átpozícionálására és a szervezeti határokon átnyúló kapcsolatok általi innovációra.3

A könyvtári szakirodalom elég egységes a kiszervezés szintjeinek meghatározásában. Ezek a szintek a kiszervezések gyakoriságát is jelentik. A leggyakoribbal kezdve:

  • Információs és könyvtári tevékenységhez nem kötődő feladatok (pl. takarítás, büfé)
  • Információs és könyvtári tevékenységet közvetlenül segítő feladatok (pl. dokumentumbeszerzés, reprográfia, ügyfélszolgálat)
  • Információs és könyvtári tevékenység (referensz-szolgáltatás, azaz tájékoztatás).

A könyvtár vagy a könyvtáros definíciója is befolyásolhatja a kiszervezéssel kapcsolatos attitűdöt. Kissé általánosítva elmondható, hogy az idehaza gyakran példának tekintett angolszász és skandináv könyvtári rendszerekben az információs és könyvtári tevékenységet kevésbé annak részleteiben értelmezik (pl. librarianship: managing information to people — Maurice B. Line). Feltételezhető, hogy a deduktív, a részleteket eszköznek tekintő megközelítés nem annyira ragaszkodik a kiegészítő és segítő tevékenységek szoros kontrolljához.

A kiszervezés viszonylagos ismeretlensége és lehetséges okai

Sem a Könyvtári Intézet, sem más szakmai szervezet nem mérte fel eddig a témakört, és vonatkozó adat is csak szűken érhető el. Ezért csak empirikus úton, a nemzetközi szakirodalom és gyakorlat tükrében4 vázolhatunk néhány, hazai helyzetre vonatkozó következtetést. A feltételezett okok a következők:

Politikai tényezők

  • A könyvtári politika nem számol vele; a 2003-2007. évekre szánt stratégiai terv nem foglalkozik a témával, (pl. mint az alapképességekre koncentrálás lehetséges eszközével).
  • Ellentmondásosak a politikai és szakmai irányelvek és a gyakorlat (verbális elvárásként jelenik meg a könyvtári szolgáltatás minőségének növelése, ám rugalmas könyvtári szervezetek kialakítása nincs napirenden).
  • Nincs kifejezett igény a szakmai teljesítmény- és minőségi szabványok iránt (pl. a 2003-ban közzétett MSZ ISO 11620:2000 egyelőre nem terjedt el).
  • A szakma reménykedik a széttagolt könyvtári szervezet (pl. párhuzamos funkciójú szolgáltatások) fenntarthatóságában (bár vannak jelei a kistérségi szemléletű szolgáltatás terjedésének).

Kulturális tényezők

  • A magyar könyvtárakban a szerep és a hatalom típusú szervezeti kultúra az uralkodó5. (Az említett két kultúra nem érdekelt a szervezetek közötti elhalványuló határokban, a határokon keresztül való gondolkodásban.)
  • Félelem a munkafolyamatok feletti közvetlen ellenőrzés elvesztésétől.
  • Félelem a munka(hely) elvesztésétől.
  • Szociális és anyagi megfontolásból (pl. végkielégítés) a szervezetek gyakran nem válnak meg az alulteljesítő munkatársaktól (ami miatt a munkát nem pótolják megfelelő külsővel).
  • Fejletlen az együttműködés a könyvtárak között (így kisebb annak a lehetősége, hogy pl. összefogva kedvező árakat alkudjanak ki a lehetséges beszállítóktól, párhuzamos szolgáltatásokat szüntessenek meg, vagy közös szolgáltatást indítsanak).

Technikai tényezők

  • Rugalmatlan költségvetési szerkezet (az egyes tételek nehezen, vagy nem csoportosíthatók át, például a személyi kiadások szolgáltatás vásárlására)
  • Nincs számottevő gyakorlat külső szolgáltatások szerződéseinek elkészítéséhez.

Belső, szakmai tényezők

  • A kiszervezés viszonylagos ismeretlensége.
  • Az alultőkésített és túlbürokratizált könyvtári rendszer gyakorlatilag passzív menedzsment-stílust vár el, és bünteti a rugalmas, mobil könyvtári szakembereket (jogszabályok és személyes hozzáállás által egyaránt).
  • Viszonylag alacsony szintű a szakmai specializáció a közkönyvtári munkaerőben.
  • Kevés a lehetséges beszállító és a közvetlen versenytárs.
  • Kevés a szakértelem a könyvtári tevékenységek hatékonyságának mérését és a szolgáltatási költségek kalkulálását illetően, és a könyvtárosképzésben is hiányos a gyakorlati üzleti ismeretek oktatása.
  • Vélt szakmaiság miatt gyakori a törekvés a könyvtárban dolgozók minél magasabb képzettségének elérésére (függetlenül az elvégzendő feladat minőségétől).

 

A kiszervezés tárgya a közkönyvtárakban

2004. novemberében felmérést készítettünk a megyei könyvtárak kiszervezéssel kapcsolatos gyakorlatáról. E könyvtárak – más könyvtártípusokhoz képest – viszonylag homogén csoportot képeznek, és hatással vannak kisebb közkönyvtárakra is. Ráadásul a magyar könyvtári rendszert (nemzetközi összehasonlításban és a belső szakmai irányítást tekintve) a közkönyvtárak túlsúlya jellemzi.

A tizenkilenc megyei könyvtár mellett a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár is szerepelt a felmérésben. A válaszadók főleg igazgatók, igazgatóhelyettesek, vagy gazdasági igazgatók voltak. Minden megkérdezés telefonon történt6. A felmérés kereteit, kérdéseit egy hasonló témát vizsgáló 2003-as francia felmérés7 alapján állítottuk össze.

A kiszervezett illetve a szervezeten belül tartott tevékenységek felsorolását az 1. táblázat mutatja.

Tevékenységek Kiszervezett Szervezeten belül Nincs ilyen tevékenység
1. Őrzés, védelem 11 5 3
2. Digitalizálás 9 12 2
3. Büfé 7 1 12
4. Létesítménygazdálkodás, karbantartás 7 14 2
5. Honlap-kezelés 6 15
6. Takarítás 6 14
7. Mikrofilm-készítés 6 13
8. Fordítás 5 7 11
9. Számítógépes rendszer felügyelete 5 18
10. Retrospektív konverzió 3 18
11. Könyvkötészet 3 17
12. Használók elégedettségének mérése 2 19
13. Információkutatás 1 19 1
14. Indexelés, katalogizálás 1 19 1
15. Szemlekészítés 1 13 6
16. Tartalomjegyzék-szolgáltatás 8 11
17. Folyóirat-kezelés 20
17. Folyóirat-kezelés 20
18. Sajtófigyelés 20
19. Archívum-kezelés 20
20. Raktárosi munkák 20
21. Adatbázisban adatrögzítés 20
22. Ruhatár 20
23. További kiszervezett tevékenységek (a válaszadók nevezték meg)
Nyomda, költöztetés, grafikai munkák, tűzbiztonsági szolgálat, videofilm-készítés, pályázatfigyelés

1. táblázat. Kiszervezett és szervezeten belül tartott tevékenységek a vizsgált könyvtárakban

A fenti eredményekkel összhangban a könyvtárak azokat a tevékenységeket szervezik ki, melyek nincsenek szoros kapcsolatban a könyvtárral vagy könyvtárossággal, mint például az épületfenntartás, digitalizálás, büfé, karbantartás, honlap-karbantartás, takarítás vagy mikrofilm-készítés. (Mivel a kérdőív a korábbi francia felmérést vette alapul, nem került be olyan, jellemzően beszállítók által végzett feladat, mint a dokumentum-beszerzés (vö.: Könyvtárellátó Kht.)

Egy tevékenység kiszervezése erősen függ az aktuális feladat nagyságától; például az épülettel vagy a számítógépes rendszerhez kapcsolódó karbantartási munkák esetében. A kisebb feladatokat belső erőforrásból végzik el, a nagyobbakhoz külső szakemberek munkáját veszik igénybe.

Két válaszadó jelezte, hogy a saját munkatársak munkaidejükön túl nemritkán alvállalkozókként jelennek meg, és „számlára”, lényegében alvállalkozóként dolgoznak a könyvtárban. Átmeneti helyzetre utal az, amikor (egy esetben) a könyvtár alapítványt hoz létre, és az alapítvány alkalmazza a (pl. korábban könyvtári) munkatársat a büfében.

(A könyvtárak is megjelenhetnek alvállalkozókként: van megyei könyvtár, amely környező városi könyvtárak könyvtári katalógusát építi. Az Országos Széchényi Könyvtár mikrofilm-„beszállítói” szolgáltatását négyszer említették.)

A kiszervezés okai

A kiszervezés okainak összegzését a 2. táblázat mutatja.

Érvek (említési gyakoriság) Okok
Szakmaiság (9) Speciális szaktudást igényel: digitalizálás, integrált rendszer, könyvkötés, épületfenntartás, karbantartás, idegen nyelv ismerete, honlap-készítés, egyéb technológiák
A házon belüli szaktudás hiánya (4) Néhány válaszadó említette a digitalizálást, mellyel kapcsolatban nem ritkán pályázati elvárás a külső szolgáltató bevonása.
Kedvezőbb ár (3) Pl. nyomda esetében.
Bevételszerzés (2) A büfé kiadása bevételt jelent a könyvtárnak.
Minőség (1) A külső fordítás jobb minőségű.
 Szociális megfontolások (1) Egy mozgáskorlátozott szakember vállalt külsősként kutatómunkát.
Fenntartói elvárás (1) A helyi önkormányzat szorgalmazta, hogy a könyvtár egy adott takarító vállalkozással kössön szerződést.
Korlátozott források a munkaerő térítésére (1) A költségvetés szabályozása miatt a könyvtár nem tud teljes állású rendszergazdát foglalkoztatni.
Helyhiány (1) Fizikailag nincs hely kötészet számára a könyvtár épületében.

2. táblázat – A kiszervezés okai

Majd’ minden második válaszadó egyetértett azzal, hogy a kiszervezés hatására könyvtárosi ismereteken kívüli szakmai tudás áramolhat a könyvtárba. A kiszervezés másik hasznát már ritkábban emlegették a válaszadók: belső munkaidő és pénz takarítható meg, növekedhet általa a munka minősége.

A kiszervezés mellőzésének okai

A válaszadók fő okként a kevés pénzt említették (10 említés). Ez közvetetten azt is jelentheti, hogy létezik látens igény a kiszervezéssel kapcsolatban. Egy válaszadó jelezte, hogy kívülről kevés megfelelő ajánlat érkezik. Öt vezető említette, hogy szakmai feladatokban a belső munkaerő igénybevétele kényelmesebb. Egy válaszadó szólt a belső munkaerő minőségéről, öten említették a belső munkaerő jobb irányításának lehetőségét. A válaszok összefoglalását a 2. diagram közli.

2. diagram. A kiszervezés mellőzésének okai

A kiszervezéssel kapcsolatos mérsékelt tapasztalatok és a specializáció szektort jellemző viszonylag alacsony szintje miatt máshol egyébként gyakran megjelenő félelem – a fontos kompetenciák elvesztése – a felmérésben nem jelent meg. A kevés gyakorlat együtt járhat a kiszervezéstől való félelemmel: kétszer kevesebben voltak azok a válaszadók, akik a jobb minőségű könyvtári szolgáltatás érdekében alkalmaznák a kiszervezést, mint azok, akik alapvetően ellenzik – ld. 3. táblázat. Néhány válaszadó úgy vélte, hogy a kiszervezés nem egyeztethető össze a könyvtár szakmai céljaival.
Semmi kifogásom a kiszervezéssel szemben

Semmi kifogásom a kiszervezéssel szemben  5 4 3 2 1 A kiszervezés csak végszükség esetén jöhet szóba 
4 3 2 3 8

3. táblázat – A válaszadók száma és a két kijelentés közötti értékelésük (5-1) az alsó sor számai a válaszadók számát jelentik

Néhány személyes megjegyzés

Az interjúk során több válaszadó mondta, hogy könyvtárukban nincs kiszervezett tevékenység, de a kérdések hallatán változott véleményük, ami a kiszervezés megítélésével, tudatosultsági szintjével kapcsolatban figyelemre méltó, a felmérés tervezésekor nem várt jelenség.

Az interjúbeszélgetés során a leggyakrabb személyes reakció a témakörtől való elzárkózás és a saját munkaerőt védő attitűd volt (bár erről explicit mérés és feljegyzés nem készült). Több válaszadó jelezte valamilyen formában, hogy a kiszervezés eszköze a könyvtár esetében egyfajta fogyatékosságára utal. Két vezető büszkeségét is kifejezte, hogy szinte minden tevékenységet házon belül végeznek el, és hogy ez könyvtáruk jó hagyománya. Úgy tűnt, hogy a válaszadók nem igazán ismernek könyvtári szolgáltatással párhuzamba állítható tevékenységet az információs piacon.

Trendek és politikai környezet

A magyar könyvtárakban hagyományosan a következő tevékenységeket helyezik ki:

  • Dokumentum-beszerzés (katalóguscédulával vagy rekordokkal együtt) és folyóirat-beszerzés
  • Integrált könyvtári szoftver
  • CD-ROM és online adatbázisok.

A közkönyvtárak fő könyvellátója pillanatnyilag a NKÖM hatáskörébe tartozó Könyvtárellátó Kht. A könyvtári szoftverek szállítói az egyes könyvtárakkal szerződnek, az adatbázis-szolgáltatók pedig konzorciumok számára kínálják szolgáltatásukat. A konzorciumokat nem a könyvtárak, hanem leginkább a forrásokat adó szervezetek szorgalmazzák.8 Ez az együttműködési készség még nem teremtette meg azt a kritikus beszerzői tömeget, amely kedvezőbb árakat érhetne el a szolgáltatóknál.

A kormányzat szorgalmazza a magyar közszféra karcsúsodását. A felmérés idején társadalmi beszédtéma volt a közszféra és a magánszféra közötti partnerség ügye (PPP), és politikai kampány is zajlott a kórházak privatizálásával kapcsolatban, amely szintén befolyásolhatta a kiszervezéssel kapcsolatos válaszadói attitűdöt.

A könyvtári szolgáltatásokat igénybe vevő használók irányából a szakmai, és teljesítménybeli elvárások eddig nem jelentettek különösebb ösztönzést. Az ágazati szakmai irányítás és a könyvtári menedzsment színvonala lehetőségén alul segíti a tudatosulást.9 Ám feltételezhető, hogy a fenntartói irányból érkező pénzügyi kényszerek rákényszerítik a könyvtárosokat a kiszervezésekre. A kezdeményezés szuboptimális szintje viszont könnyen vezethet oda, hogy a kiszervezés pusztán financiális kérdéssé alacsonyodik, mellőzve annak szolgáltatásfejlesztési és innovációs lehetőségeit.

A hazai kutatást inspiráló francia felmérés adataival való összevetés azt mutatja, hogy több hasonló vonás található a két ország könyvtárosainak attitűdjében. A francia felmérési eredményekben azonban gyakoribb motívum volt a szervezet átpozicionálása (magképességekre koncentrálás) és a szervezeti határokon túlnyúló kapcsolatok által segített innováció lehetősége, illetve a kiszervezés gyakorlati kérései is felmerültek (pl. a tenderkiírás módszertana). Az is megállapítható, hogy a francia könyvtárosok a kiszervezést inkább kihívásnak, mint veszélyforrásnak tekintik, illetve hogy kezdeményezőbbek, és hogy kevesebben utasítják el ezt a menedzsment-eszközt. A francia kutatást lezáró szakmai fórum egyik eredménye lett az is, hogy az ADBS könyvtárszakmai szervezet és a lehetséges alvállalkozók köre egyaránt könyvtárosoknak szóló kiszervezési tanfolyam szervezésébe kezdett.10

Idehaza további kutatási irány lehet a hazai közszférabeli és könyvtári kiszervezési tapasztalatok összegyűjtése, értékelése és megosztása, mely hozzájárulhat a kezdeményező attitűd fejlődéséhez.

Összefoglalás

A közkönyvtárak szolgáltatás-szintjét növelő kiszervezés módszere nem túlságosan ismert (illetve kevéssé tudatosult) Magyarországon. A megyei könyvtárak vezetői véleménye szerint költséges eljárás a kiszervezés. Nem vennék igénybe könyvtári szolgáltatások területén. A leginkább kiszervezett tevékenységek a dokumentumok és bibliográfiai rekordok beszerzése, az integrált könyvtári szoftverek szolgáltatása, az épületfenntartás és karbantartás, digitalizálás, valamint a büfé. Kívánatos, hogy a szakmabeli vezetők megismerkedjenek a kiszervezés lehetőségeivel és módszertanával, hogy eredményesen alkalmazzák azt a racionalizálás, szolgáltatás-pozicionálás és innováció eszközeként.

  1. Pl.: „Könyvtár kiadó” / M. Fülöp Géza. In: Könyvtári Figyelő 42 (1996) p. 99-103; Információs és könyvtári szolgáltatások privatizálása / Mikulás Gábor. In: Könyvtári Figyelő 43 (1997) 1 p. 96-101
  2. p. 141-3, Hosszúra nyúlt úti beszámoló a Könyvtárvezetési ismeretek (b)irodalmából / Sándori Zsuzsanna. – Budapest : OSZK, 1998; p. 156- 61, Menedzsment : bevezetés 7 vezetői teszttel, 222 információs és könyvtári példával / Mikulás Gábor. – Nyíregyháza : „Szabolcs—Szatmár—Bereg Megyei Könyvtárak” Egyesülés, 1999
  3. Vö.: Connect and develop: Inside Procter & Gamble’s new model for innovation / Larry Huston and Nabil Sakkab. In: Harvard Business Review, 84 (March 2006) 3. Referálva: Harvard Business School Working Knowledge — egy folyamatos megújulásra képes stratégiai eszköz a vállalati versenyképesség szolgálatában, az innováció kon-textusában / Balogh Attila. In: Vezetéstudomány 37 (2006) 3 p. 31-40
  4. Pl.: Martin, I. Mesloub, H. Pellat, C. : L’externalisation: quels impacts pour les professionnels de l’infor-mation – documentation? (Documentaliste, Sciences de l’Information 2004, vol. 41, n°6 p.334-338); Sparen externe Dienstleistungen Geld? / Gabriele Overbeck. In: Dialog mit Bibliotheken 8 (1996) 2 p. 11-20; Outsourcing: a customer’s perspective on the process and the potential / Thomas M. Walker. In: The Bottom Line 9 (1996) 2 p. 14-17; The corruption of cataloguing / Michael Gorman. In: Library Journal 120 (1995) 15 p. 32-34; Contracting out in the public sector — issues and implications / Diana Grimwood Jones. In: Library Management 17 (1996) 1 p. 11-17; Outsourcing the electronic library / Beverley Hixton. In: Managing Information 4 (1997) 5 p. 40-41; Contracting out is ruled in : Parliamentary statement. In: Library Association Record 98 (1996) 2 p. 59; Don’t outsource it. Do it! / David Nuzzo. In: Library Journal 124 évf. (1999) 8 p. 46-48; Outsourcing: A strategic partnerschip / Virginia M. Scheschy. In: Technical Services Quarterly 16 (1999) 3 p. 31-41.
  5. Bővebben, a magyar helyzet empirikus összehasonlítása a skandináv (dán) modellel: Szervezeti kultúra az információs és könyvtári szolgáltatásban – keretrendszer és tapasztalatok / Mikulás Gábor. In: Könyvtári Figyelő, 15 (2005) 3 p. 559-575
  6. Az egyes válaszadókkal készült telefoninterjúkról feljegyzések készültek, melyek elérhetők a szerzőknél.
  7. L’externalisation dans les services documentation : premiers résultats d’une enquete nationale / Isabelle Martin, Hind Mesloub, Florence Muet, Christiane Pellat. In: Sciences de l’information 40 (2003) 6 p. 370-75
  8. Vö.: Collection management in Hungarian libraries / Gábor Mikulás. Előadás; BOBCATSSS Symposium, Budapest, January 1997.
  9. Maurice B. Line információs és könyvtári tanácsadó észrevétele: A menedzsment szintje alacsony. Magyarországon ez általában nagyon gyenge. „… a problémákat inkább halogatják, mint hogy megvitatnák. Az általános célkitűzések nincsenek megfogalmazva, és nem határozzák meg a kulcskérdéseket, (ha meghatározták volna, nem következett volna be ez a válságos helyzet).” In: Országos Széchényi Könyvtár: megoldandó feladatok és intézkedési javaslatok / Maurice B. Line. In: OSZK Híradó 39 (1996) 9-10 p. 16-33
  10. Vö.: Martin, I. Mesloub, H. Pellat, C. : L’externalisation: quels impacts pour les professionnels de l’information – documentation? (Documentaliste, Sciences de l’Information 2004, vol. 41, n°6 p.334-338). Referálva: Kiszervezés: kihívás az információs – dokumentációs szakembereknek / ref. Grebot Ágnes. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás 53 (2006) 5 p. 250-252

Hozzászólás