A könyvtárban meglévő felesleges munkaerőt vagy el kell bocsátani, vagy le kell kötni.
Entrepreneurial library management / Maurice B. Line. Elhangzott Maurice Line 1990. november 7-ei előadásán az Országos Széchényi Könyvtárban

Üzleti információs kihívás – a könyvtári válasz lehetősége

Előadás; elhangzott a Debrecenben, “A multifunkcionális könyvtár” konferencián, 2001. április 12-én) 034

Nyomtatásban nem jelent meg.

Az ülze5ti célú szaktájékoztatás nem ismeretlen a könyvtárosok előtt, ugyanis – idehaza döntően a szakkönyvtárak – gyakran élnek ezzel a lehetőséggel. Az általuk előállított információt térítésért továbbítják, vagy a használó által meghatározott információcsomagot pénzért adják át neki. A következő kérdést igyekszem megválaszolni: hogyan lehet az üzletiinformáció-szolgáltatás körülményeit optimalizálni a könyvtárban?

Információs és könyvtári olló

Ha a jelenséget távolabbról közelítjük, könyvtári és információs ollót figyelhetünk meg. Egyrészt a már-már közhelyszerű megállapítás vetődik fel, mely szerint növekszik a minőségi (pontosan a felhasználó igényei szerint összecsomagolt) információ iránti igény, amely magával hozza az új üzleti információ-szolgáltatók megjelenését, másrészt a könyvtárak folyamatos piacvesztése a fizetőképes szegmensekben. Emögött az az empirikus vélemény áll, hogy a könyvtárak túlzottan statikusak, és az optimális szint felett koncentrálják erőiket a megőrzésre. Az is elgondolkodtató, hogy a könyvtárak piacvesztése, egyben az új (a könyvtárak számára alternatív) információszolgáltatók megjelenése nagyjából az utóbbi tíz évre tehető, amely magával vonja a jelen illetve a közelmúlt könyvtári és könyvtárpolitikai döntéshozóinak felelősségét.

Egy lehetséges kitörési pont

Kitörési lehetőség azonban van. Az egyre szélesebb körben hangoztatott, gyakorlatban azonban csak kevéssé vagy részlegesen megvalósult mágikus “szlogenek”, mint marketing, TQM, BPR, tudásmenedzsment, válasz az információs társadalom kihívásaira, stb. ad esélyt a piacvesztés megállítására. Az említett “divatszavak” egyike a térítéses információt szolgáltató információbróker is.

Az információbróker vegyes érzelmeket kelt a mai magyar könyvtárosokban, amit a 2000 második felében a Benedict School információbróker-képzése kapcsán a Katalist levelezőlistán lezajlott vita is felszínre hozott. Az információbróker – ahogyan többek között a Benedict School illeti a jelenséget –, vagy az elektronikus információszervező (a Berzsenyi Dániel Főiskola elnevezése) többféle, ellentétes véleményt provokál ki:

  • Ismét egy divatszó?
  • Semmi új!
  • A könyvtáros konkurense?
  • Láncait vesztett könyvtáros?
  • Könyvtárosság – átitatva marketinggel?
  • Nem is könyvtáros…

Valószínűnek tartom, hogy e vélemények mindegyike hordoz magában igazságot. A pontosabb kép érdekében azonban hasznos körülhatárolnunk az információbróker tevékenységét.

Az információbróker tevékenysége

Az információbróker a megrendelő igényeire szabott (minőségi) információt állít elő térítésért, általában önállóan, vagy laza kötöttségben dolgozik, képzett és piacképes szakember. Tevékenysége során

  • felkutatja az információs igényeket (vö.: marketing), illetve
  • előrejelzi az igényeket (vö.: proaktivitás), azaz a konkrét igény megjelenése előtt annak kielégítésén fáradozik
  • beszerzi és elemzi a legszélesebb körű (online, offline) információt
  • a következtetéseket célorientált módon prezentálja, értékesíti
  • a meglévő területek ismereteit adott esetben ötvözi, kiegészíti új profilokkal (vö.: új termék / szolgáltatás előállítása).

A könyvtáros és az információbróker – noha jelentős részben hasonlít egymásra tevékenységük – a felsorolás 1-2. illetve 3. pontját egymáshoz képest eltérő sorrendben alkalmazza. A könyvtáros számára (legalábbis gyakorlatilag) fontosabb az információ vagy dokumentumok beszerzése és feltárása, mint az információs igények folyamatos kutatása. Az információbróker megrendelés nélkül nem szerez be nyers információt, míg a másik oldalon előbb felépítik a könyvtárat, utána szolgáltatnak. A képlet – noha megvilágítja a mozgatórugókat – nem ilyen egyszerű, de az árnyalt bemutatás messzire vinne.

Az információbróker lehetséges tevékenységei szerteágazóak. Legfőbb jellemzője lehet, hogy nincsen munkaköri leírása. Azt a tevékenységet végzi, amelyhez a legjobban ért, a többi nélkülözhetetlen tennivalót pedig igyekszik alvállalkozásba adni. Ha mégis kategorizálni szeretnénk, az alábbi (teljessé nem tehető) felsorolást kaphatjuk:

1. Információcsomagok előállítása, melynek célja a szervezet / ágazat jelen állapotának meghatározása, a stratégia előkészítése, az ügyfélkör igényeinek kutatása, a beszerzés megkönnyítése például a potenciális beszállítók felkutatásával vagy értékelésével, a K+F támogatása szakinformációval. Eszközei a telefoninterjú, a sajtófigyelés, sajtószemle, adatbázisok lekérdezése, keresés az interneten. E keresés eredményéből összefoglalót, szemlét készít elektronikus formátumban. Nagyobb megbízás esetén adatbázis-készítés is felmerülhet.

2. Tudásmenedzsment (KM – Knowledge Management). E tevékenység célja a valós vagy virtuális szervezet tudásvagyonának optimalizálása. Megbízás esetén stratégiát dolgoz ki az adott szervezet tudásmenedzselési stratégiájának (kodifikációs vagy perszonalizációs) megfelelően. A munkába beletartozik a tudástérkép készítése, szervezeti és vezetési fejlesztések kimunkálása, adott esetben szervezeti portál (intranet) készítése és karbantartása. A tanácsadáson túl a képzésben is részt szokott venni.

3. A céginformáció-kutatás célja a saját, megrendelői, partner- ill. versenytárs-adatok felkutatása, amely gyakorlatilag sajtó- és más adattárakra, adatbázisokra épül. Leggyakrabban likviditási, teljesítmény-, termék- / szolgáltatási, hirdetési adatok beszerzését célozza. A tevékenység során felmerülhet az adatok tárolása, karbantartása és szabályozott közzététele is.

4. Versenytársfigyelés (CI – Corporate Intelligence) a legmagasabb szintű szervezeti döntések előkészítését szolgálja. Itt már nem az általános piacfigyelés a szempont, hanem a konkurens kritikus tevékenységeinek – pl. fejlesztési irányok, technológia, árképzés, logisztika stb. jellemzőinek azonosítása. Fontos megjegyezni, hogy e tevékenység is szigorúan a legálisan hozzáférhető információkat veszi számba. Ám ezt nem kell leértékelni. Példával érzékeltetve: Tom Clancy írót kérdőre vonta a CIA, honnan jutott a Vadászat a Vörös Októberre c. regényében tükröződő katonai információhoz. Az író válasza tanulságos volt: csupán a bárki által előfizethető, könyvtárban is hozzáférhető, publikus információforrásokat használta fel és abból vont le következtetéseket.

A versenytársfigyelés a CI-audittal kezdődik amely során a szakember feltárja a már meglévő információkat. Ezt külső interjúk, sajtófigyelés, és infometriai módszerek egészítik ki. További eszközök a versenytárs-benchmarking vagy például a konkurens termékek vagy szolgáltatások kipróbálása, visszatervezése.

Az általánosabb feladatokat a szervezetek önálló információbrókerekkel is megoldhatják, de az “érzékenyebb” ügyeket érthető okokból inkább belső szakembereknek adják.

5. A témafigyelés (current awareness) nem jelent újdonságot a könyvtárosok számára. Szemléletbeli különbség azonban, hogy az infobróker konkrétan meghatározott igényből vezeti le a figyelés paramétereit, amely a megrendelő információmenedzsmentjét támogatja. Az issues management-tevékenység és projektek célja a megadott “ügy” figyelése, kutatása, az érdekcsoportok informálása, érdekharmonizáció “hadviselés”, stratégiai nyilvánosság-politikai terv megvalósítása. Ezt az információbróker optimális esetben a szervezet PR-esével együttműködve, mintegy alvállalkozóként végezheti.

6. Az adatbányászat (datamining) nem egyféle módszert, hanem egész eszköztárak takar. A statisztikai módszerek sorában megtalálható a diagnózis felállítása, a modellezés, szegmentáció, döntés-előkészítés, osztályozás, előrejelzés. A módszerek a könyvtárost a bibliometria eszköztárára vagy az alapjaiban arra épülő, manapság egyre fontosabbá váló infometriára emlékezteti. Az adatbányászat célja üzleti trendek, modellek és kapcsolatok feltárása adatbázisokból, melyeket legtöbbször a megbízó bocsát az információbróker rendelkezésére. Az adatbányászati projektek célja nemritkán a szervezet CRM-rendszerének (Customer Relationship Management) kiépítése.

Viszonya a szervezethez

Az információbróker “természetes előfordulási helyét” tekintve önálló vállalkozó, aki folyamatos vagy alkalmi megbízásokból él. Vannak azonban belső vállalkozók is, akik egy nagyobb szervezetbe integráltan működnek, de önálló profitcentrum (költségközpont) keretén belül. S végül lehetnek alkalmazottak is, szervezetbe teljesen integráltan, pl. könyvtárosként, bár megjegyzendő, hogy mivel az angolszász felfogásban az önállóság is kritériuma az információbrókernek, arrafelé a belső szakembert nem így nevezik.

Információbróker a fizikailag értelmezett könyvtárban a fenti értelmezés szerint többféle státuszban fordulhat elő:

  • alkalmazottként
  • “belső” használóként
  • “külső” használóként

A második két esetben mindenképpen igaz, hogy csak akkor megy a könyvtárba, ha az feltétlen szükséges, amikor az információt költséghatékonyan csak ott tudja beszerezni. Mindazonáltal az információbróker az információit döntően nem a könyvtárból, hanem telefonja és modeme által szerzi. Itt szükséges megjegyezni, hogy az a nézet, mely szerint az információbróker kizsákmányolja a könyvtárost – más megfogalmazás szerint “dögkeselyű” –, csak kevéssé támasztható alá. Ugyanis a könyvtár csak kisebb (ugyan nem elhanyagolható) részben biztosítja az információbróker számára az információs nyersanyagot, illetve mert a könyvtárak – eltérő céljaikból adódóan – döntően nem teszik pénzzé saját információvagyonukat még akkor sem, ha ez elvileg lehetőségükben állna.

Az infobróker információforrásai

Az infobróker információs forrásai elsősorban a telefonja és az elektronikus adatbázisok (térítésesek és ingyenesek), melyekhez az Internet segítségével jut hozzá. Ezen felül használ offline elektronikus forrásokat (CD-adattárakat), papíralapú kiadványokat, cégbrosúrákat, kézikönyveket, melyek gyakran könyvtárakban találhatók. (Egy 1994-es amerikai felmérés szerint az infobróker kb. 20%-ban támaszkodik könyvtári forrásokra.) Gyakran igénybe veszi a megrendelő által biztosított információs forrásokat is. Szükség esetén levéltárat is igénybe vesz, bár ezt a munkát szívesen kiadja nálánál gyakorlottabb szakembereknek.

Tengerentúli tapasztalatok szerint a könyvtáros és az információbróker egymásnak kisebb részben konkurensei lehetnek, gyakoribb azonban a könyvtár (könyvtáros) alvállalkozói szerepe. Ezt lehetővé teszi az információbróker fizetőképessége illetve előnye a marketing terén.

Információbróker igényei a könyvtárban

Ha az információbróker a könyvtári forrásokat veszi igénybe, akkor gyors, jogszerű, lehetőleg virtuális hozzáférést igényel, lehetőség szerint mindenhez. Ha fizikai értelemben is felkeresi a könyvtárat, gyors és igényre szabott szolgáltatásban érdekelt. Hasznos, ha a notebookjához konnektort talál, és rendelkezésére állnak olyan kiegészítő szolgáltatások, mint fénymásolás, szkennelés, nyomtatás, vagy spirálkötőgép – lehetőleg a könyvtár minden egységében.

Állomány-elhelyezés szempontjait tekintve elsősorban a digitalizáltakban érdekelt, és megkönnyíti a keresést, ha a dokumentumok téma szerint, nem pedig dokumentumtípus szerint vannak elhelyezve; így nem kell az állattenyésztési könyvek polcától a másik szinten lévő állattenyésztési folyóiratokhoz vagy a földszinten lévő infotékába zarándokolnia.

Az információbróker – amennyiben szervezetben dolgozik – a fizikai környezeten túl megfelelő szervezeti kulturális igényekkel is bír. Vannak számára megfelelő kultúrák, és olyanok is, amelyből lehetőség szerint elmenekül.

Kedveli a személykultúrát és a feladatkultúrát. Mindkettő erénye a rugalmasság, az elhalványuló határok és a belső irányítás. Az előbbiben az elkötelezettség a kölcsönös bizalmon alapul, a motiváció a barátságra épül. Értékként pedig a részvétel és empátia jelenik meg. A feladatkultúrában a munka a célkitűzésekben fogalmazódik meg, a motivációt munkaminőség jelenti és a professzionalizmus az érték.

Számára hátrányos a hatalom és a szerepkultúra. Az előbbit a tekintélyelv, a hierarchikus, személyes hatalom, a hatalomra törekvés vagy a függés jellemzi. A szerepkultúra szintén hierarchikus, bürokratikus, szabályrendszerek jellemzik, az igazságos elosztásra törekszik, és a tipikus igényekre való válaszadást támogatja leginkább.

Az a könyvtár, amely a piacképes információ-visszakereső és értékesítő alkalmazottait meg kívánja tartani, hasznos, ha a személy- vagy a feladatkultúrát mondhatja magáénak. Ellenkező esetben tehetséges munkatársai azt fogják lesni, hogy mikor hagyhatják ott a szervezetet.

Jogosan merülhet fel a kérdés, hogy miért érdemes az információbrókerek igényeit figyelni, hiszen a könyvtárak használói táborának elenyésző részét képezik. Nos, erre több választ adhatunk:

  • Ő is a könyvtár piaca
  • Fizetőképes, együttműködés esetén bevételt hozhat a könyvtárnak
  • A fejlesztéseket más használók is élvezik
  • Értékes szolgáltatáspolitikai szempontokat vet fel
  • Ne maradjanak ki a könyvtárak az információs piacból.

A könyvtárak és az információbrókerek együttműködése kapcsán érdemes a jövőre is pillantani. Talán legfontosabb szem előtt tartani, hogy a munka hosszabb távon oda megy, ahol azt a legjobban elvégzik – akár a könyvtárba is!

Hozzászólás