A főnök bizonytalansága rávetül az egész intézményre.
Entrepreneurial library management / Maurice B. Line. Elhangzott Maurice Line 1990. november 7-ei előadásán az Országos Széchényi Könyvtárban

Riadó a könyvmolyoknak — Minőségfejlesztés a könyvtárban

Figyelő, 39 (1995. dec. 21.) p. 52-53

Tán mert diákkorunktól kezdve azt verték a fejünkbe, hogy az igazán színvonalas könyvtár a nagy könyvtár, nehezen számolunk le ebbéli nézeteinkkel. Pedig az olvasók egyre javuló színvonalú kiszolgálása viszonylag kicsi, de könyv illetve információhordozó) állományát gyorsan cserélő bibliotékákra van szükség. Ha Magyarország is csatlakozik az európai tendenciákhoz, a könyvmolyokra rossz idők várnak, mert legalább is minőségfejlesztési megfontolásokból gyakorta fogják megbolygatni a lakóhelyükül választott köteteket.

Első hangzásra talán furcsának tűnhet a könyvtárban minőségről és minőségmenedzsmentről beszélni. Ez a legtöbb hazai könyvtáros számára is terra inkognita ma még. A minőségi kultúra és a minőségi szabványok használata manapság főként az angolszász skandináv és holland könyvtárakban terjedt el, itthon a minőségi szemlélet még csak nyomokban lelhető fel. Többen vannak, akik ellenérzéseiket vagy még inkább félelmeiket fejezik ki: divatnak tartják, mások szerint csak az iparban alkalmazható, és különben is a könyvtár fennállása vagy bukása nem az elkövetett hibákon múlik. Vagy éppen ellenkezőleg – mert olyan vélemény is van, hogy – ha a könyvtár a minőség kutatásával vagy a hatékonyság kérdéseivel foglalkozik, a fenntartó észreveheti a rejtett tartalékokat, és újból lesz mit lefaragnia.

Bizonyítani a hatékonyságot

A helyzet azonban egyre gyorsabban változik: a könyvtárnak — legyen az tudományos, felsőoktatási, iskolai, vállalati vagy közművelődési — egyre inkább bizonyítania kell a hatékony forrásfelhasználást. Néhány évvel ezelőtt bezárt a szakszervezeti könyvtárak nagy része, s napirenden van a kisebb közkönyvtárak megszüntetése is. A helyzet azért is furcsa, mert az információ egyre fontosabb és drágább, az információ tárházainak tekintélye ugyanakkor csökken. A könyvtárosok tudatában vannak saját fontosságuknak, de az anyagi áldozatok meghozataláról csak kevésszer képesek fenntartójukat is meggyőzni, legtöbbször csak együttérzést kapnak a források növelése helyett. A helyzet javítására a megoldást így a könyvtárak működésében és közönségkapcsolataiban kell keresni.

A könyvtárak számára a legnagyobb gondot a konzervatív fenntartói szemlélet jelenti, amelyet sok esetben a könyvtárosok tartanak életben saját biztonságuk, nyugalmuk és hiedelmeik érdekében. igen sok helyen tartja magát az a nézet, hogy az a jó könyvtár, amelyik nagy; és az a legjobb, amelyik a legnagyobb. Tehát a könyvtárat bemeneti adatokkal jellemzik: állományának, költségvetésének vagy személyzetének nagyságával, a megrendelt folyóiratok számával stb. Az éves kölcsönzés vagy a beiratkozott olvasók száma is gyakran szerepel a jellemző adatok között, de a lényegről még ezek sem mondanak sokat, hiszen egyes felmérések szerint csak minden ötödik kikölcsönzött könyvet olvassák el. E szemlélet szerint a kiválóság többnyire mennyiségi adatokkal írható le. Tanulságos, hogy a közelmúltban a felsőoktatásban megkezdődött akkreditálások alkalmával is hasonló adatokat kértek számon a könyvtáraktól.

Fontossági sorrend kell…

Ha a minőséget tekintjük, akkor a gondok magának a minőség fogalmának meghatározásával kezdődnek. A definíció szerint: a minőség a használói igénynek való teljes és mindenkori megfelelés. Ha például a kisebb közkönyvtár célja az elégedettséget reprezentáló minél magasabb használati és kölcsönzési statisztikai mutatók elérése, akkor ponyvairodalmat és hasonlókat fog vásárolni, és igen gyorsan forgatja állományát. Ebben az esetben például Tolsztoj művei vagy a matematikai szakkönyvek a minőség kerékkötőivé válnak, ami a legtöbb könyvtárost megriasztja. A könyvtárak egyszerre sok célnak akarnak megfelelni sokszor annak ellenére, hogy forrásaik nem elegendőek a minőségi szolgáltatáshoz. A minőség meghatározásakor tehát arra is ki kellene térni, hogy mely szolgáltatások javára milyen tevékenységekről mondanak le.

A használói igények szolgálata feltételezi az állomány frissen tartását. A hagyományos szemlélet alig veszi figyelembe az állomány szükségszerű avulását annak ellenére, hogy ezt a – mára már elavult- 1975-ös állománykezelésről szóló rendelet is szorgalmazza. Beszédes párhuzam, hogy az Encyclopaedia Britannica mai kiadása alig testesebb a legendás 80 évvel ezelőttinél. Egy német ajánlás szerint a közkönyvtár állományát húsz évente le kell cserélni – persze nem egyszerre. Egy ausztrál tartományi könyvtár képviselője árról számolt be a közelmúltban, hogy náluk két év a dokumentumok átlagos élettartama. Ehhez persze kiváló könyvtárellátó rendszert és fejlett piaci viszonyokat kell elképzelni. Egy a könyvtárosképzésben használt könyv 1974-es angol példára hivatkozva javasolja, hogy addig csökkentsük az állomány nagyságát, amíg a forgalom nem csökken. Az állomány – és egyáltalán a források, mint munkaerő, szakismeret, férőhely stb. – ilyen finom beállítása a költségekre érzékeny vállalkozásoknál szinte közhely, de a könyvtárak többsége ma még nincs igazán rászorulva erre; inkább a szakszervezetre és hasonló lobbikra támaszkodnak.

Pénzért érték

Ma a könyvtáraknak, ha fontosnak tartják a minőséget, kiindulásképpen folyamatosan mérniük kell saját hatékonyságukat és eredményességüket. Könnyen mérhető például a dokumentum megrendelésétől a polcra helyezés között eltelt idő, a tájékoztató pulttól elégedetten távozó olvasók száma, vagy az öt éve ki nem kölcsönzött könyveknek a többihez viszonyított aránya. Persze szükség lenne költségtudatosságra is például úgy, ahogy Angliában kiszámolták: egy dokumentum éves tárolási költsége 3-4 font – függetlenül attól, hogy mennyire keresik. Ha ehhez még hozzávesszük a beszerzési és feldolgozási költségeket is, akkor könnyen belátható, hogy már a két-három évnyi költség is vetekszik az új könyv árával. Ilyen meggondolásból vált eszménnyé odakint a karcsú és izmos könyvtár, amely nagyban támaszkodik a könyvtárközi – postai és elektronikus – együttműködésre, a forrásmegosztásra, rendszeresen felülvizsgálja és frissíti állományát és forrásait. Így válik érthetővé a nem növekvő könyvtár koncepciója is. Az ilyen elvek terjedését itthon számos tényező nehezítheti, ugyanis a gyökeres szemléletváltás számos személyes és szakmai érdeket sérthet.

Elindult a tudatosulás…

A minőségbiztosítás gyakorlati eljárásaival találkozhatunk a magyar könyvtárakban, ha nem is tudatosan művelik azokat. Változó színvonalon, de egyre többfelé végeznek használói igényfelmérést, a forrásfelhasználás ésszerűsítése is egyre nagyobb a kényszer. A just in time elv érvényesülését is segíti, hogy a könyvtárak törekednek a keresett dokumentum megszerzésére legalább az olvasói keresés alkalmával. A könyvtár igyekszik az igény keletkezésének színhelyére menni, például az Országgyűlési Könyvtár néhány éve létrehozta a Képviselői Tájékoztató Központot a képviselői irodaházban. Van még lehetőség a fejlődésre a munkatársak következetes minőségszemléletének kialakítása, a folyamatos (tovább)képzés vagy a megelőzés-szemlélet kialakítása terén. Az utóbbi a változások utólagos tudomásulvétele (sőt: tudomásul nem vétele) helyett lenne hasznos.

A TQM módszerei elsősorban a beszerzési mód meghatározásában, az ellátók (például könyvterjesztők) kiválasztásában, a katalogizálásban, az állomány kezelésében, a munkaidő és szakismeret kihasználtságának javításában használhatók. Az ISO 9000 könyvtári alkalmazása a könyvtári folyamatok szinte összességére kiterjeszthető.

A teljes körű minőségbiztosítás tőlünk nyugatabbra sem mondható általánosnak a könyvespolcok világában. Ahol azonban eredményesen bevezették, a könyvtár presztízse jelentősen megnőtt. A minőségi szemlélet sokszor fakad kényszerből; például, ha kevesebb a pénz, akkor kisebb a valószínűsége annak, hogy felesleges dolgokra költünk. Az is felfedezhető azonban, hogy a könyvtárak minőségi szemlélete a jövő igényeit kutatja és “önként” határoz meg magára érvényes szabványokat. Erre példa az angol Könyvtáros Egyesület Közkönyvtári chartája. Ez felsorolja azokat a szolgáltatásokat és módokat, amelyeket a könyvtár a felhasználóknak kínál. A chartában vállaltak teljesítését az egyes könyvtárak saját érdekükben garantálják. Az olvasó így a minősített könyvtárba belépve biztos lehet abban, hogy megfelelő szintű, rendszeresen ellenőrzött színvonalú kiszolgálásában lesz része. A közkönyvtárihoz hasonlóan a különböző egyetemi és intézeti könyvtárak is bocsátanak ki chartát.

Az említettek miatt kívánatos lenne, ha a minőségi szemlélet a könyvtárosképzésben is teret nyerne. A szakma már felfigyelt a kihívásra: az 1996. január 29-31-ére szervezett 4. nemzetközi – a könyvtárügyben együttműködő városok kezdőbetűi után – BOBCATSSS szimpózium témája az információs szolgáltatások minősége lesz az Országos Széchényi Könyvtárban.

Hozzászólás