A könyvtárban meglévő felesleges munkaerőt vagy el kell bocsátani, vagy le kell kötni.
Entrepreneurial library management / Maurice B. Line. Elhangzott Maurice Line 1990. november 7-ei előadásán az Országos Széchényi Könyvtárban

A hatékonyságról és a költségvetésről

Könyvtári Levelező/lap 5 (1993) 8 p. 3-4

Ha egy könyvtáros manapság könyvtárakkal kapcsolatban nyilatkozik, nyíltan vagy burkoltan többnyire panaszok hagyják el a száját. Való igaz, a könyvtárak környezete erősen változik, és még csak azt sem lehet mondani, hogy bárki is látja a változások végét. Ez jelenthet bizonytalanságot, de utalhat arra is, hogy a könyvtár állandóan alakulóban van, ahogy maga a társadalom is.

A könyvtárosok sokszor a változásokat csak egy szempontból nézik, s azokat veszélyként élik meg: leginkább talán azok, akiknek nehezükre esik a változtatás. Így tehát panaszkodnak, hogy nem megy jól a könyvtárak, könyvtárosok sora, és ebben a véleményükben a megfelelő szakszervezet is támogatja őket. ‘Semmi új nem történhet – mondják Karl Krarup szerint, kivéve, ha három feltétel adva van, úgymint. több pénz, több személyzet, több hivatali, illetve egyéb helyiség. “(TMT ’93/4-5., 160.1.) Sokat hallhatjuk napjainkban ezt a gondolatot, amelyet a szerző az alkalmazottak ideológiájának nevez.

Berglas és Jones pszichológusok már 1978-ban felhívták a figyelmet arra, hogy az emberek a véthetően sikertelen kimenetelű ügyeik esetében mesterséges akadályokat teremtenek (vagy ezekkel indokolnak), hogy — a felelősséget a külső okokra hárítva — védjék énképüket. Ennek fényében már elég elgondolkodtató az alkalmazottak ideológiája. Azok viszont, akik a sikertelenségért, a romló helyzetért a külső helyett a belső okokat keresik, azaz önmagukban, saját munkájukban kutatnak, gyorsabban kerülnek ki válságos helyzetekből – igazolta kísérleteivel a szintén pszichológus J. P. Forgas.

Ha nehezen találjuk meg az említett kutatás eredményének kapcsolatát a könyvtári munkával, akkor gondoljunk például a könyvtári költségvetésre, amelyről köztudomású, hogy — szinte definíciószerűen — mindig alacsony.

A könyvtár mint szolgáltató szervezet ahelyett, hogy a piac vizsgálatára fordítaná energiáit, aránytalanul sokat foglalkozik a költségvetéssel. A cél így az lesz, hogy pénzt és egyéb forrásokat szerezzen a szervezet fenntartása érdekében. A költségvetési igényt gyakran azzal támasztja alá, hogy a pénzt hol és hogyan használja fel. Szinte általános, hogy a felhasználás igazolását a könyvtárak olyan kiadási tételekkel fejezik ki, mint pl. a bérek, juttatások, dokumentumok, berendezések, tárolási költségek. A hangsúly tehát az anyagi források befektetésére vagy az átalakítás folyamatának költségeire, és nem a szolgáltatásra mint outputra, vagy a termelékenységre helyeződik.

A költségvetésre és annak megszerzésére való összpontosítás egyéb következményeket is von maga után. A szervezet energiáit arra fordítják, hogy elnyerjék azok tetszését, akik a források elosztásáról rendelkeznek, magyarán: lobbiznak. Tehát energiáikat arra fordítják, hogy ne távolodjanak e! valakitől vagy valamitől (akinek vagy aminek a szervezetről kialakult képe kedvezőtlenül változhat meg), anélkül, hagy meghatároznák, ki vagy mi lehet az. A költségvetést megnyerő politika a piac, azaz a lehetséges könyvtárhasználók csoportja helyett a nagyon tág közönség irányában fejleszti ki az érzékenységet. Vezetői szempontból azért nem tartható ez a törekvés, mivel szerteágazó, de csak gyenge szolgáltatást eredményez. A könyvtári menedzsment megköveteli, hogy fontossági sorrendet határozzanak meg a célok között, és a piacnak, azaz a lehetséges felhasználóknak meghatározott csoportjaihoz, illetve igényeihez rendeljék a forrásokat (pénzt: szaktudást, személyzetet, könyvtári helyiségeket stb.) – írja J. R. Rizzo a könyvtári menedzsmentről szóló egyik könyvében.

Martien Hagoort közgazdász, aki amszterdami könyvtároshallgatókat oktat, a januári holland–magyar szemináriumon mondta a következő példát: Ha házat akarunk építeni, és a jelentkező tervezőmérnök azt mondja, hogy kérek százezer forintot és majd megtervezem a házat, akkor — jogosan — kirúgjuk. Először bizonyítson: mutassa meg, hogy mit tud, akkor majd tárgyalunk. Egyre világosabban látszik, hogy a könyvtárfenntartókat a költségvetéssel kapcsolatban a könyvtár kimenete, azaz a szolgáltatások színvonala kezdi érdekelni. Ha a könyvtár a blöffölést kerülve biztos háttérrel akar lobbizni, akkor először arról kell meggyőződnie, hogy tényleg megfelelően használja-e ki a már meglévő energiaforrásait, elsősorban a munkatársak tudását, tapasztalatát, továbbá a fenntartási költségeket, helyiségeket. Ha ebben egészen bizonyos, akkor fordulhat a fenntartóhoz — a könyvtárhasználók értékes támogatásával, mondhatni: demokratikus úton a források növeléséért. Ellenkező esetben a könyvtár megalapozatlan igényei — pl. egy alkalmi átvilágítás eredményeként –szappanbuborékként pattannak szét. Ez pedig igen kellemetlen; alapvető vezetési és tervezési hibák látványos következménye. Nem beszélve arról, hogy a könyvtár mint intézmény komoly presztízsveszteséget szenved.

Ez nem következik be akkor, ha a könyvtár teszi meg az első lépést. Az iménti következtetések ismerete és a könyvtár politikájának megfelelő kialakítása juttathatja az intézményt kedvező helyzetbe. Lássunk egy példát, s gondoljunk közben az energia-megmaradás elvére:

X. könyvtár 10 fővel dolgozik már jó ideje, a használata pedig — az egyszerűség kedvéért — változatlan. Mivel a vezetési ismeretek fejlődnek, és technikai újítások is segítik a könyvtárat (pl. számítógépek, fénymásológép, fax), a korábbi munkát 6 fő is hatékonyan el tudja végezni. Két eset állhat elő:

1. A fenntartó jut el az említett következtetésre. Mivel anyagi lehetőségei szűkülőben vannak, könnyen csökkenti az általa kevésbé fontosnak ítélt egységeinek, így a könyvtárnak a forrásait is. Például csökkenti néggyel a státusok számát, és kötelezi a könyvtárat a korábbi szolgáltatás fenntartására. A könyvtár pedig panaszkodni kezd — mondjuk — a szakszervezetnek; nincs ugyanis felkészülve az ilyen helyzeteke. Emiatt nagy gondjai lesznek a szolgáltatás fenntartásával.

2. A könyvtár vezetői jutnak az iménti következtetésre. A helyzet értékelése után átcsoportosítják az erőforrásokat, növelik a hatékonyságot: hat ember fogja végezni a korábbi munkát. (A munkatársak önbecsülését növeli, ha munkájuk egy emberre szabott, és kellően hatékony). A másik négy elvileg elbocsátható volna, de az elküldés helyett sokkal érdemesebb valamilyen irányú teljesítménynövelésbe kezdeni általuk. Megvalósítani a könyvtár régi álmait: mondjuk, a meglévő állomány figyelembevételével új felhasználói piacok után nézni, vagy a szolgáltatás skáláját szélesítem, hasznosítva a kihasználatlan munkaerőforrást. Így a továbbiakban könnyebb lesz elfogadtatni a fenntartóval a korábbi források megtartását; sőt, esetleg növelését is.

Az elmondottak alapján érdemesnek tűnik tehát a könyvtárnak az alkalmazotti ideológiát félredobva kihasználnia a lépéselőnyt, és ezúton igyekeznie, hogy helyzetét biztosabbá tegye. Ennek persze a könyvtári politika átértékelése az alapja, amely kizárólag a könyvtárosokon, könyvtári vezetőkön múlik.

Hozzászólás